DANCEST 805 Lecture Notes - Lecture 17: Management System, Stockout, Neede
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Company Background & Scenario | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
The Auto Zone Company is a well-established, publicly-held corporation, operating as a wholesaler in the auto parts industry. Specifically, Auto Zone purchases auto parts from manufacturers and sells them to large business customers. Most purchases and sales are on account, with trade credit terms (specified below). | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Youâre a Davenport University student pursuing a bachelorâs degree in business and employed at the Auto Zone Company this semester as an intern. Youâve worked in various departments and on several projects so far, learning a lot about the companyâs business operations. Management seems impressed with your enthusiasm and the quality of your work. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
The companyâs accountant has just been called away for a family emergency and will likely be absent for a month or so. The General Manager asks you to take over the accountantâs regular duties on an interim basis. Youâre nervous about doing so, but are confident that what youâve learned in accounting class, plus your personal problem-solving skills, will make this a successful experience. What a great learning opportunity, not to mention an enhancement to your resume! | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Part I | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Journal Entries | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
a. Within the "Transactions" worksheet you will find journal entry statements. Use those statements to write the corresponding journal entries. You are to write the journal entries in the proper special journal. The special journals included within this workbook include the Sales Journal, Purchases Journal, Cash Receipts Journal and Cash Payments Journal. Any transaction that does natually work within one of the special journals should be written into the General Journal. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
b.Within the "Transactions" worksheet you will find journal entry statements. At the end of this list you will find "adjusting" information. Use this "adjusting" information to write the respective adjusting journal entries. Write all adjusting entries in the worksheet labled "General Journal ADJ". | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
c. Before starting work, review the entire project: all instructions, business transactions descriptions, workbook sections, check figures, due dates, and submission requirements. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Credit Terms & Inventory Accounting | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
a. When Auto Zone purchases merchandise from a supplier or vendor on account, they receive credit terms of 2/15, net 30. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
b. When Auto Zone sells merchandise to a customer on account, they offer that customer credit terms of 2/30, net 45. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
c. Auto Zone uses a perpetual inventory accounting system and a last-in, first-out (LIFO) inventory costing method. Within this workbook there is a worksheet labeled "Inventory Control". You will need to use the "Inventory Control" worksheet to keep a perptual record of your inventory. As part of that process you will be calculating the value of CGS each time you generate a sale. Use the "Inventory Control" worksheet to calcluate your Cost of Goods Sold values. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
d. Auto Zone uses the "Gross" method of accounting for purchases and sales. The "Net" method assumes that discounts are taken at the point of sale or purchase.
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Steveâs Tire and Lube is a thriving, independently owned andoperated firm located in Logan. It was founded in 1993 by SteveSmith. Steve was born and raised in Logan, OH. Steve is well-knownand trusted by the residents of the town. As a teenager, he was astar football player for the high school team. In his spare time,he enjoyed working on cars and had a special talent when it came tocars. After graduating from Ohio State, this hobby led Steve tostart his own business â Steveâs Tire and Lube.
Steveâs does a wide variety of work on vehicles of all makes andmodels. The shop also offers a variety of parts and supplies atretail. Steve spends a great deal of time conversing withcustomers, most of whom he has known his whole life. His reputationfor honest and reliable work has earned him many repeat customers,with the positive word of mouth helping him to expand hisbusiness.
His wife, Abby, runs the office, and takes special care toacknowledge customers on their birthdays with hand-written cardsthat include coupons for discounted services. Customers oftenreflect that Steveâs offers the kind of service you can only findfrom a small-town mechanic. While Steveâs is slightly moreexpensive than the chain establishments that have recently movedinto town, customers testify that the friendly environment andquality service are worth the price.
Operational details
Steveâs shop has grown steadily over the years. Originally, hemaintained a modest three automobile bays at his shop, and Steveand his long-time buddy, Bill, conducted most of the work exceptoil changes which were handled by a part-time apprentice.Currently, Steveâs shop has six bays (the layout of the shop isshown in Figure 1) and seven mechanics. Each of the bays isidentical so that any employee can work at any station.
Four of the employees (including Steve and Bill) are full-time(work at least 40 hours per week), and three are interns who workpart-time (work fewer than 40 hours per week). Steve and Bill arethe only two mechanics permitted to do work beyond the basics, andso more involved car services can take some time getting throughthe shop. Most mechanics at Steveâs were trained at the areavocational school, and those with particular skill are taken on asapprentices who work under Bill and Steve on the more involvedprojects. Steve provides all the tooling necessary, and is reveredas a fair and caring boss. In return, Steveâs employees are loyaland hard-workers; seldom is absenteeism a problem, and turnover israre.
The employee schedule for a typical week is shown in Table 1.The numbers shown in Table 1 are all devoted to working onvehicles. The shop closes for one week in the winter (althoughsomebody is usually on call that week to handle emergency servicesthat cannot wait). The hours required, the prices charged, and thepercent of customers requesting each service are shown in Table2.
Inventory
Although the shop is primarily a service provider, all of theservices require materials in addition to labor, and so there areinventory considerations that Steve must manage. For example, tomaintain the cleanliness of each car brought in for service,plastic seat and steering wheel covers and paper floor mats areutilized. These must always be in stock, as Steve learned the hardway once early in his career that these items are significantlycheaper than replacing an oil-stained seat! Each client requires atleast one set of these items; however, it is not unusual that morethan one set is used if the original is torn during service. Supplydeliveries of protective coverings take one week for delivery.Historically, an average of 400 seat coverings is used each weekwith a standard deviation of 20 seat coverings. A 95% service levelis desired. If supply gets too low, it is possible to request anemergency delivery of coverings from the supplier, at a substantialupcharge.
A variety of other parts and supplies (for example, oil filtersand oil) must be kept available due to the regularity of use; itwould be difficult to meet the high expectations of customers ifthese items are not available. This has become a particularly highpriority ever since the service chains moved into town, as thespeed of their services such as oil changes is already far superiorto that of Steveâs. Steve is dedicated to using a high-qualitybrand of parts and supplies, most of which are available from asingle supplier. Note that these parts and supplies are not onlyused to support services but also sold as retail to customers whowish to perform their own repair work.
Currently, a continuous review policy is used for all car partsand supplies, but Steve believes this system may require too muchtime to maintain for all inventory items. A sample of some of theitems offered, the volumes used in services and sold at retail, andthe associated costs are shown in Table 3. Steve has determinedthat to call the supplier, pay for transportation, and put ashipment away costs approximately $40. The stockroom is relativelysmall and does not require special equipment or personnel. There isvirtually no theft of product, so the annual holding costs areapproximately 30% of unit cost. Delivery of orders takes about oneweek from the local supplier.
Your Mission
Your team has been hired as consultants to analyze Steveâsbusiness and to provide Steve with recommendations for him toconsider. As your team analyzes Steveâs Tire and Lube, be sure toconsider its:
Competitive priorities, order qualifiers, and order winners
What are these and should they be changed or strengthened?
Table 1: Operating Hours and Mechanic Work Schedule
Day* | Shop | Mechanic Work Schedule | Total Hours | ||||||
Full-Time | Part-Time | ||||||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | |||
Monday | 10 | 10 | 10 | 10 | 10 | 10 | 10 | 10 | 70 |
Tuesday | 8 | - | 8 | 8 | 4 | 4 | 4 | 4 | 32 |
Wednesday | 10 | 10 | 10 | - | 10 | - | 4 | 4 | 38 |
Thursday | 8 | 8 | - | 8 | 8 | 4 | - | - | 28 |
Friday | 10 | 10 | 10 | 10 | 10 | 8 | 8 | 8 | 64 |
Saturday | 6 | 6 | 6 | 6 | - | - | - | - | 18 |
* The shop is closed for business on Sunday.
Table 2: Available Service Details
Type of Service | Hours to | Price of Service | % Customers Requesting Service |
Oil change | 0.5 | 35.00 | 40% |
Tire rotation and balance | 1.5 | 75.00 | 35% |
Brake pad replacement | 2 | 100.00 | 20% |
Service inspection | 0.75 | 45.00 | 5% |
Table 3: Sample of Parts and Supplies
Products | Retail Sales Price | Volume used in shop per week | Volume sold thru retail per week |
High performance motor oil | 6.50 | 430 | 60 |
Oil filter | 15.00 | 86 | 23 |
Windshield wiper blades | 20.00 | 8 | 18 |
Windshield washer fluid | 8.50 | 12 | 50 |
Antifreeze | 10.00 | 15 | 5 |
Battery | 55.00 | 9 | 2 |
Spark plugs | 17.50 | 40 | 10 |
Car freshener | 9.99 | n/a | 25 |
Rearview mirror OSU football helmet | 35.00 | n/a | 20 |
OSU license plate frames | 12.00 | n/a | 20 |
* Purchase cost from supplier is 50% of salesprice
** Standard deviation of demand is 10% of totalweekly demand